Czy organizacja musi mieć ISO? Oczywiście nie. Jeżeli jednak już się decyduje na wdrożenie systemu zarządzania jakością powinna to zrobić rozsądnie. Kto powinien pilnować „zdrowego rozsądku” podczas wdrażania a później utrzymywania systemu? Oczywiście pełnomocnik ds. systemu zarządzania jakością.
Pomimo zaangażowania licznych pracowników organizacji (w tym Prezesów) to pełnomocnik podczas wdrażania systemu, obok innych dotychczasowych obowiązków:
- pilnuje harmonogramu i planuje prace,
- organizuje spotkania konsultacyjne,
- bierze udział w pracach nad wszystkim procedurami,
- opracowuje kilka swoich procedur,
- szkoli pracowników,
- uczestniczy w auditach wewnętrznych,
- nadzoruje wdrażanie działań korygujących i zapobiegawczych,
- pilnuje opracowania polityki jakości,
- opracowuje księgę jakości
- nadzoruje przeprowadzenie przeglądu zarządzania.
Na koniec, w nieprawdopodobnym stresie uczestniczy w dwu lub trzydniowym audicie certyfikacyjnym, często ratując z opresji pracowników i dyskutując z auditorem zewnętrznym. Co się stanie, jeżeli pełnomocnik ds. systemu nie zostanie odpowiednio przeszkolony? Wtedy np.:
- pracownicy ugrzęzną w niepotrzebnych im procedurach – więc nie będą ich przestrzegać,
- auditorzy nie będą chcieli auditować – bo audity będą dla nich niepotrzebną stratą czasu,
- pracownicy nie będą łączyli systemu z ich codzienną pracą – bo ISO nie jest dla nich,
- pełnomocnik raz w roku przed auditem nadzoru, przez tydzień będzie porządkował lub wręcz uzupełniał papiery.
Może trudno niektórym w to będzie uwierzyć, ale system nie musi tak wyglądać. Wymagania normy ISO 9001 nadążają na dobrymi praktykami w zarządzaniu oraz rozwojem technologii. Obecne systemy to:
- zero papierów – dzięki zastosowaniu systemów informatycznych,
- szybkie wdrożenie – gdyż przyjmowane są rozwiązania już działające w organizacji,
- szybkie i takie szkolenia wszystkich pracowników – bo można zastosować e-learning,
- skuteczne audity wewnętrzne – bo przeprowadzane przez dobrze wyszkolonych auditorów wśród świadomych odpowiedzialności za jakość pracowników.
Normy zawierają wymagania a pełnomocnik ds. systemu zarządzania jakością musi rozumieć, iż interpretacja i sposób ich wdrożenia nie jest narzucany. Należy przyjmować takie rozwiązania, które będą spełniały wymagania normy ale jednocześnie będą wygodne dla pracowników danej organizacji.
Budowania i auditowania takich systemów uczymy podczas szkolenia „Pełnomocnik / auditor ISO 9001”. Uczestnik szkolenia otrzymuje dwa certyfikaty, gdyż w praktyce i tak często w firmie pełni obydwie funkcje. Szkolenie składa się przede wszystkim z warsztatów i przeprowadzanych samodzielnie przez uczestników ćwiczeń. Po szkoleniu zarówno pełnomocnicy jak i auditorzy rozumieją zasady wdrożenia oraz auditowania systemu.
Osobom zaczynającym wdrożenie lub modyfikującym system zarządzania jakością Centrum Doskonalenia Zarządzania MERITUM www.centrum-doskonalenia.pl oferuje kompleksową pomoc:
- program do dokumentowania systemy – Certus Process Modeler certus@centrum-doskonalenia.pl
- podręcznik „37 kroków wdrożenia ISO”,
- e-learning.
Nowością jest nadawanie uczestnikom naszych szkoleń dostępu do ”Bazy gotowych procedur”. Pracowników dużych organizacji zapraszam na ostatnie w tym roku szkolenie (jeszcze w cenie 700 zł) Pełnomocnik / auditor”, które odbędzie się w dniach 23-24. 11. 2010 roku w Warszawie. Pracowników firm mikro, małych i średnichzapraszam do korzystania ze szkoleń dofinansowanych w ramach projektu „Bezpieczna firma”.
Rada na koniec – nie zrzucajcie winy za problemy w utrzymaniu ISO na normę. Lepiej zastanówcie się co zrobiliście, aby nie ISO, a system zarządzania jakością zadział jako narządzie wspomagające działanie organizacji. Jak każde inne stosowane w organizacji narządzie, system powinien być odpowiednio dobrany, wdrożony i „konserwowany”. O „konserwacji” systemu i nowych szkoleniach „Scenariusze auditowe” napiszę wkrótce.
