Dzisiaj już nie wypada nie wiedzieć, czym w rzeczywistości jest komunikacja wewnętrzna w organizacji. Ale czy wiedza teoretyczna idzie w parze z praktyką?
Właściwe zrozumienie zagadnienia komunikacji wewnętrznej leży u podstaw właściwego jej prowadzenia, optymalnego wykorzystania i czerpania z niej maksimum korzyści.
W tym artykule chciałam przyjrzeć się tylko wybranemu fragmentowi z życia organizacji, tzw. spotkaniom wewnętrznym. I tak, bardzo popularne obecnie doskonalenie procesów, wyrobów czy usług związane z eliminacją problemów, lub podejście projektowe wymagają pracy grupowej, częstych spotkań, narad. Bardzo cenne jest, aby osoba zwołująca takie spotkanie potrafiła je poprowadzić, zaktywizować jego uczestników i nie doprowadzić do konfliktu między nimi. Jeżeli celem spotkania ma być rozwiązanie problemu, to niech ten cel będzie osiągnięty. Dlatego szanowni państwo – zaopatrzcie pracowników w narzędzia do prowadzenia spotkań, a czas poświęcony tym spotkaniom nie będzie czasem straconym!
Wśród licznych narzędzi jakości są te, które w sposób logiczny pozwalają na skoncentrowanie uwagi uczestników na problemie. Narzędzia te pomagają w sposób przejrzysty przygotować materiał na spotkanie, poprowadzić je, czasami nawet wielokrotnie koncentrując uczestników w trakcie jednego spotkania, przedstawić wyniki i podjąć decyzje związane z wdrażaniem w życie przyjętych rozwiązań.
Z bardzo wielu znanych na rynku, proponuję, Państwu nauczenie pracowników stosowania poniższych narzędzi.
- Najbardziej znana – burza mózgów, metoda aktywizująca uczestników, dająca w krótkim czasie dużą liczbę różnorodnych rozwiązań danego problemu, a przede wszystkim pobudzająca uczestników grupy do twórczego myślenia. Jest to metoda, która pozwala na rozwinięcie wśród uczestników umiejętności słuchania, i jednocześnie powstrzymywania się od krytyki cudzych pomysłów. Brak ocen w fazie generowania pomysłów wpływa na to, że pomysł, nawet z pozoru niedorzeczny, może zostać przyjęty po późniejszej ocenie a po modyfikacji wprowadzony w życie. Warunkiem skuteczności tej metody jest rozdział tworzenia pomysłów od oceny ich jakości.
- Metoda 5xWHY – metoda pracy grupowej pozwalająca na bardzo konsekwentne dążenie do uzyskania prawdziwej przyczyny zaistniałego problemu. W konsekwencji zadawania kilku pytań uzyskuje się właściwą odpowiedź na zadane pierwotnie pytanie.
- Diagram drzewa – zwany też decyzyjnym stosowany jest do usystematyzowania zaplanowanych czynności, które muszą być wykonane krok po kroku, aby osiągnąć pożądany cel, albo do określenia wszystkich czynników mających wpływ na rozwiązanie problemu.
- Histogram – graficzne przedstawienie zebranych wyników.
- Diagram pokrewieństwa – służy do graficznego przedstawienia grup pomysłów lub innych zagadnień.
- Diagram zależności – służy do pokazania, które czynniki wpływają na określony problem oraz w jaki sposób są one od siebie zależne.
- Analiza pola sił – technika ułatwiająca ocenę zaistniałego problemu, dzięki przeciwstawieniu sobie czynników hamujących, przeszkadzających w rozwiązaniu problemu z czynnikami pomagającymi je rozwiązać.
- Porównywanie parami – prosta technika pozwalająca osiągnąć kompromis w takcie wybierania, np. jednej opcji z wielu, analizuje się osobno wszystkie pary wybierając z każdej tą, która jest najlepsza, najważniejsza.
Narzędzia te dobierane są przez prowadzącego spotkanie odpowiednio do etapu trwającego spotkania. Uzupełnione o wiedzę z zakresu zachowania grupy w poszczególnych fazach jej pracy, dają komplet wiedzy niezbędnej do prowadzenia skutecznych spotkań, w których inni widzą sens uczestniczenia.
Sukcesem organizacji jest wykorzystywanie umiejętności i kreatywności jej pracowników.
Pamiętając o tym zachęcam do skorzystania z warsztatów „Inne oblicze narzędzi jakości”. Unikalny program łączący wiedzę o twardych technikach narzędzi z miękkimi, psychologicznymi aspektami pracy grupy daje gwarancję, iż po ich ukończeniu, uczestnicy będą potrafili profesjonalnie przeprowadzać spotkanie każdej grupy roboczej.
