Bardzo często mianem tym określa się dokumenty przygotowane w popularnych edytorach tekstu a następnie wydrukowane na papierze. Dokumenty papierowe są podpisywane przez odpowiednie osoby i oto mamy dokumentację papierową. Ale przecież teksty źródłowe tych dokumentów są w postaci elektronicznej! Czy możemy więc powiedzieć, że mamy również „dokumentację elektroniczną”? Odpowiedź na to pytanie zależy od przyjętej w przedsiębiorstwie polityki obiegu dokumentów. Jeśli wymieniamy między sobą dokumenty elektroniczne i są one dla nas obowiązujące, to wszystko wskazuje na to, że nasza dokumentacja jest „elektroniczna”, jeśli zaś, w celu wykazania zgodności naszej pracy z obowiązującymi w przedsiębiorstwie standardami, musimy bazować na np. dokumentach ksero z odpowiednio podpisanych i oznaczonych dokumentów oryginalnych, to prawdopodobnie nasza dokumentacja jest „papierowa”.
Co jest efektywniejsze – dokumentacja papierowa czy elektroniczna? Wszechobecność komputerów osobistych praktycznie wyeliminowała dokumenty tworzone ręcznie. W związku z tym i tak prawie każdy dokument posiada swoje źródło elektroniczne. Czemu więc nie poprzestać na nim? Czy te wszystkie stosy wydruków „próbnych”, w kilku kopiach dla różnych osób, zniszczonych zaciętych kartek czy stron z „krzaczkami” są nam naprawdę potrzebne? Otóż nie są nam potrzebne. Możemy posługiwać się tylko i wyłącznie dokumentami elektronicznymi. Nasze szafy i segregatory zamieniamy na dyski i foldery i już! Efektem są niższe koszty, oszczędność czasu i miejsca oraz, nie bez znaczenia, pozytywny wpływ na otaczające nas środowisko naturalne.
Dokumentacja Systemu Zarządzania Jakością
Na początku wdrożenia Systemu Zarządzania Jakością (SZJ) przedsiębiorstwo często staje przed pytaniem: w jakiej formie prowadzić dokumentację SZJ? Często wydaje się najprostszym wyjściem przyjęcie formy papierowej. I tu zaczyna się dramat. Norma ISO 9001:2000 wymaga „podejścia procesowego”. Najczytelniejszą formą prezentacji procesów są graficzne schematy blokowe. No więc osoby wdrażające SZJ, przy pomocy oprogramowania ze standardowych pakietów biurowych, zaczynają pracowicie rysować kwadraciki (procesy, działania, zadania), romby (decyzje) i strzałki. Z przygotowaniem pierwszej wersji takich dokumentów nie jest łatwo, ale jakoś daje się to przeżyć. A potem pojawiają się pierwsze zmiany. I wtedy, te pracowicie przygotowane schematy, zaczynają się „rozjeżdżać”, strzałki przestają łączyć właściwe elementy, nasze procesy zachodzą na siebie, nazewnictwo pomiędzy dokumentami zaczyna być niespójne – jednym słowem koszmar. Efektem jest strata czasu i pieniędzy, nieczytelne schematy, niespójna dokumentacja, przesunięcie terminu certyfikacji.
Specjalizowane oprogramowanie
Czy tak musi być? Oczywiście, że nie. Na polskim rynku oferowane jest oprogramowanie wspomagające proces wdrożenia SZJ.
Z jednej strony są to aplikacje służące do modelowania procesów – wadą ich jest jednak brak uwzględnienia wymagań normy związanych z opisami pozostałej części wymaganej dokumentacji – opis procesów jest przecież tylko jednym z jej elementów. Z drugiej strony są ogromne, drogie i skomplikowane systemy, które „mogą wszystko”. Ile firm stać na takie rozwiązania? Ile firm tak naprawdę potrzebuje takich rozwiązań?
eCertus jest rozwiązaniem plasującym się w „środku” skali. Powstał na bazie wiedzy i doświadczeń praktyków wdrażających SZJ w wielu firmach i, co jest szczególnie ważne, posiada wbudowaną metodologię skutecznego wdrażania SZJ. Łączy w sobie wymagania normy związane z „podejściem procesowym” oraz z zapewnieniem istnienia pozostałej niezbędnej dokumentacji. Aplikacja „prowadzi za rękę” poprzez poszczególne etapy dokumentowania SZJ: od Mapy procesów, poprzez Diagramy procedur do Zapisów. Integralną częścią schematów są opisy poszczególnych elementów procesu: Właściciel procesu, Cele, Wskaźniki, Obowiązki, Uprawnienia, Rejestr zmian i inne.
Tak przygotowaną dokumentację można wydrukować lub opublikować w postaci interaktywnych stron www. W przypadku opublikowania dokumentacji w intranecie lub Internecie, dzięki standardowemu interfejsowi dowolnej przeglądarki internetowej nie są wymagane dodatkowe szkolenia z korzystania z dokumentacji dla szeregowych pracowników.
Dokumentacja opublikowana w formie portalu www zmniejsza koszty aktualizacji dokumentacji w przypadku jej zmian. Nie jest wymagane wycofywanie starej dokumentacji i dystrybucja nowej – wystarczy tylko informacje o zmianie wysłana pocztą elektroniczną z poleceniem zapoznania się ze zmianami.
Dokumentacja SZJ w Certusie – Korzyści
- spójna dokumentacja;
- „wszystko w jednym miejscu”;
- pełny nadzór nad całością dokumentacji;
- dostępność;
- aktualność;
- łatwość obsługi – brak kosztownych szkoleń;
- przyspieszenie procesu skutecznego wdrożenia SZJ;
- obniżenie kosztów wdrożenia i utrzymywania SZJ;
