Wszystko zależy od pełnomocnika


Czy organizacja musi mieć ISO? Oczywiście nie. Jeżeli jednak już się decyduje na wdrożenie systemu zarządzania jakością powinna to zrobić rozsądnie. Kto powinien pilnować „zdrowego rozsądku” podczas wdrażania a później utrzymywania systemu? Oczywiście pełnomocnik ds. systemu zarządzania jakością.

Pomimo zaangażowania licznych pracowników organizacji (w tym Prezesów) to pełnomocnik podczas wdrażania systemu, obok innych dotychczasowych obowiązków:

  • pilnuje harmonogramu i planuje prace,
  • organizuje spotkania konsultacyjne,
  • bierze udział w pracach nad wszystkim procedurami,
  • opracowuje kilka swoich procedur,
  • szkoli pracowników,
  • uczestniczy w auditach wewnętrznych,
  • nadzoruje wdrażanie działań korygujących i zapobiegawczych,
  • pilnuje opracowania polityki jakości,
  • opracowuje księgę jakości
  • nadzoruje przeprowadzenie przeglądu zarządzania.

 Na koniec, w nieprawdopodobnym stresie uczestniczy w dwu lub trzydniowym audicie certyfikacyjnym, często ratując z opresji pracowników i dyskutując z auditorem zewnętrznym. Co się stanie, jeżeli pełnomocnik ds. systemu nie zostanie odpowiednio przeszkolony? Wtedy np.:

  • pracownicy ugrzęzną w niepotrzebnych im procedurach – więc nie będą ich przestrzegać,
  • auditorzy nie będą chcieli auditować – bo audity będą dla nich niepotrzebną stratą czasu,
  • pracownicy nie będą łączyli systemu z ich codzienną pracą – bo ISO nie jest dla nich,
  • pełnomocnik raz w roku przed auditem nadzoru, przez tydzień będzie porządkował lub wręcz uzupełniał papiery.

 Może trudno niektórym w to będzie uwierzyć, ale system nie musi tak wyglądać. Wymagania normy ISO 9001 nadążają na dobrymi praktykami w zarządzaniu oraz rozwojem technologii. Obecne systemy to:

  • zero papierów – dzięki zastosowaniu systemów informatycznych,
  • szybkie wdrożenie – gdyż przyjmowane są rozwiązania już działające w organizacji,
  • szybkie i takie szkolenia wszystkich pracowników – bo można zastosować e-learning,
  • skuteczne audity wewnętrzne – bo przeprowadzane przez dobrze wyszkolonych auditorów wśród świadomych odpowiedzialności za jakość pracowników.

 Normy zawierają wymagania a pełnomocnik ds. systemu zarządzania jakością musi rozumieć, iż interpretacja i sposób ich wdrożenia nie jest narzucany. Należy przyjmować takie rozwiązania, które będą spełniały wymagania normy ale jednocześnie będą wygodne dla pracowników danej organizacji.

Budowania i auditowania takich systemów uczymy podczas szkolenia „Pełnomocnik / auditor ISO 9001”. Uczestnik szkolenia otrzymuje dwa certyfikaty, gdyż w praktyce i tak często w firmie pełni obydwie funkcje. Szkolenie składa się przede wszystkim z warsztatów i przeprowadzanych samodzielnie przez uczestników ćwiczeń. Po szkoleniu zarówno pełnomocnicy jak i auditorzy rozumieją zasady wdrożenia oraz auditowania systemu.

Osobom zaczynającym wdrożenie lub modyfikującym system zarządzania jakością Centrum Doskonalenia Zarządzania MERITUM www.centrum-doskonalenia.pl oferuje kompleksową pomoc:

  • program do dokumentowania systemy – Certus Process Modeler certus@centrum-doskonalenia.pl
  • podręcznik „37 kroków wdrożenia ISO”,
  • e-learning.

 Nowością jest nadawanie uczestnikom naszych szkoleń dostępu do ”Bazy gotowych procedur”. Pracowników dużych organizacji zapraszam na ostatnie w tym roku szkolenie (jeszcze w cenie 700 zł) Pełnomocnik / auditor”, które odbędzie się w dniach 23-24. 11. 2010 roku w Warszawie. Pracowników firm mikro, małych i średnichzapraszam do korzystania ze szkoleń dofinansowanych w ramach projektu „Bezpieczna firma”.

Rada na koniec – nie zrzucajcie winy za problemy w utrzymaniu ISO na normę. Lepiej zastanówcie się co zrobiliście, aby nie ISO, a system zarządzania jakością zadział jako narządzie wspomagające działanie organizacji. Jak każde inne stosowane w organizacji narządzie, system powinien być odpowiednio dobrany, wdrożony i „konserwowany”. O „konserwacji” systemu i nowych szkoleniach „Scenariusze auditowe” napiszę wkrótce.