Od audytora wewnętrznego do wiodącego


Ocena, sprawdzanie, weryfikowanie to powszechnie znana rola audytora wewnętrznego lub zewnętrznego. Każdy wdrożony system zarządzania  zawiera wymóg przeprowadzania audytów. Kto powinien realizować te zadania? Gdzie zdobyć odpowiednią wiedzę?

Czy można powiedzieć, że audytor ma potężną władzę? Wielu pracowników uzna, że zdecydowanie tak. Wprawdzie próbuje się sprowadzać rolę audytora jedynie do oceny spełnienia wymagań standardów, jednak z praktyki wiemy, że taka ocena często skupia się na szukaniu niezgodności, które zapisane w raporcie  świadczą o „sukcesie” pracy audytora. Autor takiego raportu często nie zdaje sobie sprawy z konsekwencji swoich działań. Pół biedy jeżeli taka sytuacja ma miejsce podczas audytu wewnętrznego. Źle, jeżeli jest to raport z audytu zewnętrznego: certyfikującego lub nadzoru. „Dywanik”, nagana, a nawet wyrzucenie z pracy –  tego często boją się pracownicy poddawani audytowi. Jaką wiedzę i umiejętności powinien zatem posiadać audytor, aby audyt nie był postrachem a rzetelną, merytoryczną i budzącą zaufanie analizą systemu?

Pierwszy krok to szkolenie podstawowe dla audytora wewnętrznego. Dużo firm oferuje takie szkolenia, podczas których kandydaci na audytorów dowiadują się, jak przebiega proces audytowania, jak i o co pytać w odniesieniu do konkretnego standardu (np. ISO 9001, 14001, 27001 itd.), jak się zachowywać, co i w jaki sposób zapisywać. Poznają też wymagania norm. Są to tzw. pierwsze szlify. Audytor po szkoleniu podstawowym powinien zacząć audytować, ale jeszcze nie samodzielnie – najlepiej w towarzystwie doświadczonego audytora. Taki wymóg stawiają jednostki certyfikujące audytorom zewnętrznym bazując na swoich wieloletnich doświadczeniach. Nie jest to wprawdzie obowiązkowa praktyka w przypadku audytorów wewnętrznych, ale warto ją stosować w celu zapewnienia skuteczności audytu.

Należy zdawać sobie sprawę, iż audytowanie jest bardzo trudnym zadaniem. Zaczynając, początkujący audytor wewnętrzny nie zna dobrze obszaru, który audytuje. Jego wiedza w dużym stopniu pochodzi z dokumentacji (wymóg niezależności), nie do końca umie zinterpretować wymagania normy, a jednocześnie musi sobie radzić z sytuacjami, w których napotyka na opór osoby audytowanej a ze spraw czysto ludzkich – audytuje kolegę z pracy, z którym mimo wszystko chce utrzymać poprawne relacje. Tylko praktyka w audytowaniu jest w stanie wskazać audytorowi swoje, ewentualne braki wiedzy lub umiejętności.

Osoby, które mają już za sobą pierwsze doświadczenia audytowe, a także są odpowiedzialne za planowanie pracy zespołu audytorów i nadzór nad ich realizacją przez audytorów członków zespołu, powinny przejść szkolenie dla Audytorów Wiodących. Audytor Wiodący to kolejny „stopień wtajemniczenia”. Warto wybierać szkolenia dla Audytorów Wiodących, które są akredytowane przez organizację IRCA – International Register of Certificated Auditors. Jest to największa, międzynarodowa jednostka certyfikująca kursy dla audytorów systemów zarządzania. Zrzesza ponad 15 000 audytorów ze 150 krajów. Organizacje oferujące takie szkolenia muszą ściśle przestrzegać procedur IRCA, korzystać tylko i wyłącznie z jej materiałów szkoleniowych i ćwiczeń oraz zatrudniać do tych szkoleń tylko zatwierdzonych przez IRCA trenerów. Szkolenia te skierowane są do osób znających już normę. Cykl szkoleniowy obejmujący 40 godzin i koncentruje się przede wszystkim na:

–          interpretacji wymagań norm – to audytor Wiodący podejmuje ostateczną decyzję w zakresie ustaleń z audytu,

–          roli audytora w zakresie planowania, prowadzania, raportowania oraz działań poaudytowych audytu,

–          umiejętności radzenia sobie w trudnych sytuacjach.

Szkolenie dla Audytorów Wiodących zakończone jest egzaminem, który jest podstawą do otrzymania Certyfikatu Audytora Wiodącego wybranego systemu zarządzania. Posiadanie takiego certyfikatu jest również warunkiem koniecznym do rozpoczęcia pracy jako audytor certyfikujący w jednostce certyfikującej.

Szkolenia na Audytora Wiodącego z akredytacją IRCA cieszą się niesłabnącym zainteresowaniem. Najpopularniejsze to Audytor Wiodący wg norm ISO 9001 i ISO 27001. Zapraszamy do korzystania z nich jako sprawdzonego, na wysokim poziomie merytorycznym rozwiązania wspomagającego własny rozwój.

 

Opracowanie

Centrum Doskonalenia Zarządzania

Meritum sp. z o.o.