08-10-2006 Polskie organizacje szukając redukcji kosztów coraz częściej sięgają do outsourcingu. Zarządzający koncentrują się jednak często jedynie na jego mierzalnym koszcie. Nie biorą pod uwagę kosztów/korzyści niematerialnych, którymi są:
- korzystanie z wiedzy ekspertów,
- przejęcie czynności szkoleniowych,
- koncentracja działań organizacji na jej kluczowych procesach,
- optymalne wykorzystanie zasobów ludzkich w działaniach najistotniejszych dla przedsiębiorstwa.
Najczęściej usłudze outsourcingu poddajemy IT, szkolenia, księgowość, kadry i coraz częściej zakupy. Proponujemy do tych kategorii dodać nadzór nad systemem zarządzania jakością lub tylko zarządzanie auditami.
Dlaczego zarządzanie auditami warto oddać w outsourcing?
- zaoszczędzimy czas pełnomocnikowi (koszt pracy menedżera) poświęcany działaniom czysto administracyjnym: planowania, powiadamiania, raportowania z auditów,
- obniżymy koszty funkcjonowania organizacji (koszty pracowników delegowanych do przeprowadzenia audytu),
- doświadczeni eksperci zrobią to szybciej (obniżenie kosztu oderwania od pracy osób poddawanych auditowi),
- nie musimy szkolić nowych audytorów i przeprowadzać warsztaty doskonalące dla dotychczasowych (koszt szkoleń i koszt oderwania od pracy),
- korzystamy z wiedzy i doświadczenia ekspertów,
- możemy liczyć na doradztwo i pomoc w diagnozowaniu oraz ustalaniu działań korygujących i zapobiegawczych a przez to w doskonaleniu skuteczności procesów,
- otrzymamy obiektywną informację o funkcjonowaniu organizacji,
- eliminując bariery wynikające z relacji między auditorem a auditowanym, możemy poddać ocenie wszystkie obszary i wszystkich pracowników, łącznie z kierownictwem organizacji,
- eliminując stratę czasu na przygotowanie się do auditu i auditowanie, pozwolimy skupić się swoim pracownikom na bieżącej pracy, czyli tym co najlepiej potrafią robić.
Z procesu audytowania możemy uczynić narzędzie wspomagające zarządzanie organizacją, zapominając, iż jest to „dobrodziejstwo” wynikające z faktu posiadania certyfikatu ISO.
Przykładowe wyliczenia kosztów „utrzymania systemu” w zakresie przeprowadzania audytów wewnętrznych przez pracowników organizacji.
Założenia:
- organizacja usługowa zatrudniająca 50 osób,
- zidentyfikowano 10 procesów,
- audyty każdego procesu przeprowadzane są dwa razy w roku, czyli przeprowadzanych jest 20 audytów rocznie,
- czas przygotowania do audytu procesu – 4 godziny,
- czas przeprowadzenia audytu procesu – 4 godziny,
- średnia pensja pracowników 2500 zł netto (5000 zł. brutto: podatek, zus),
- organizacja posiada 6-ciu czynnych audytorów.
| Roczne koszty na etapie wdrożenia s. z.j. | Roczne koszty na etapie doskonalenia s.z.j. |
| Cena szkolenia podstawowego (zamkniętego) | 2400 | Cena szkolenia doskonalącego (zamkniętego) | 3000 |
| Koszt udziału 6 osób w szkoleniu przez 2 dni | 3000 | Koszt udziału 6 osób w szkoleniu przez 2 dni | 3000 |
| Koszt przygotowywania się pracowników do przeprowadzenia audytów | 2500 | Cena szkolenia nowego audytora (np. w przypadku zwolnienia się jednego z audytorów) | 1000 |
| Koszt przeprowadzania audytów – oderwanie od pracy audytorów i audytowanych | 5000 | Koszt przygotowywania się pracowników do przeprowadzenia audytów | 2500 |
| | Koszt przeprowadzania audytów – oderwanie od pracy audytorów i audytowanych | 5000 |
| razem | 12900 | razem | 14500 |
W ten sposób otrzymujemy budżet, który można przeznaczyć na outsourcing auditów.
Jakie są możliwości outsourcingu związanego z systemem zarządzania? Oto podstawowe typy outsourcingu ISO:
- outsourcing auditów (Pełnomocnik systemu zarządzania jakością planuje audity a tylko ich realizacja jest przekazana na zewnątrz);
- outsourcing pełnomocnika i auditów (audity są planowane i realizowane przez firmę zewnętrzną, jak również nadzór nad działaniami korygującymi i zapobiegawczymi);
|
