Outsourcing utrzymania systemu zarządzania Centrum Doskonalenia Zarządzania Meritum

Praca

Outsourcing utrzymania systemu zarządzania

Polskie organizacje szukając redukcji kosztów coraz częściej sięgają do outsourcingu. Zarządzający koncentrują się jednak często jedynie na jego mierzalnym koszcie. Nie biorą pod uwagę kosztów/korzyści niematerialnych, którymi są:

korzystanie z wiedzy ekspertów,
przejęcie czynności szkoleniowych,
koncentracja działań organizacji na jej kluczowych procesach,
optymalne wykorzystanie zasobów ludzkich w działaniach najistotniejszych dla przedsiębiorstwa.

Najczęściej usłudze outsourcingu poddajemy IT, szkolenia, księgowość, kadry i coraz częściej zakupy. Proponujemy do tych kategorii dodać nadzór nad systemem zarządzania jakością lub tylko zarządzanie auditami.

Dlaczego zarządzanie auditami warto oddać w outsourcing?

zaoszczędzimy czas pełnomocnikowi (koszt pracy menedżera) poświęcany działaniom czysto administracyjnym: planowania, powiadamiania, raportowania z auditów,
obniżymy koszty funkcjonowania organizacji (koszty pracowników delegowanych do przeprowadzenia audytu),
doświadczeni eksperci zrobią to szybciej (obniżenie kosztu oderwania od pracy osób poddawanych auditowi),
nie musimy szkolić nowych audytorów i przeprowadzać warsztaty doskonalące dla dotychczasowych (koszt szkoleń i koszt oderwania od pracy),
korzystamy z wiedzy i doświadczenia ekspertów,
możemy liczyć na doradztwo i pomoc w diagnozowaniu oraz ustalaniu działań korygujących i zapobiegawczych a przez to w doskonaleniu skuteczności procesów,
otrzymamy obiektywną informację o funkcjonowaniu organizacji,
eliminując bariery wynikające z relacji między auditorem a auditowanym, możemy poddać ocenie wszystkie obszary i wszystkich pracowników, łącznie z kierownictwem organizacji,
eliminując stratę czasu na przygotowanie się do auditu i auditowanie, pozwolimy skupić się swoim pracownikom na bieżącej pracy, czyli tym co najlepiej potrafią robić.

Z procesu audytowania możemy uczynić narzędzie wspomagające zarządzanie organizacją, zapominając, iż jest to „dobrodziejstwo” wynikające z faktu posiadania certyfikatu ISO.

Przykładowe wyliczenia kosztów „utrzymania systemu” w zakresie przeprowadzania audytów wewnętrznych przez pracowników organizacji.

Założenia:

organizacja usługowa zatrudniająca 50 osób,
zidentyfikowano 10 procesów,
audyty każdego procesu przeprowadzane są dwa razy w roku, czyli przeprowadzanych jest 20 audytów rocznie,
czas przygotowania do audytu procesu – 4 godziny,
czas przeprowadzenia audytu procesu – 4 godziny,
średnia pensja pracowników 2500 zł netto (5000 zł. brutto: podatek, zus),
organizacja posiada 6-ciu czynnych audytorów.

Roczne koszty na etapie wdrożenia s. z.j.		Roczne koszty na etapie doskonalenia s.z.j.
Cena szkolenia podstawowego (zamkniętego)	2400	Cena szkolenia doskonalącego (zamkniętego)	3000
Koszt udziału 6 osób w szkoleniu przez 2 dni	3000	Koszt udziału 6 osób w szkoleniu przez 2 dni	3000
Koszt przygotowywania się pracowników do przeprowadzenia audytów	2500	Cena szkolenia nowego audytora (np. w przypadku zwolnienia się jednego z audytorów)	1000
Koszt przeprowadzania audytów – oderwanie od pracy audytorów i audytowanych	5000	Koszt przygotowywania się pracowników do przeprowadzenia audytów	2500
		Koszt przeprowadzania audytów – oderwanie od pracy audytorów i audytowanych	5000
razem	12900	razem	14500

W ten sposób otrzymujemy budżet, który można przeznaczyć na outsourcing auditów. Jakie są możliwości outsourcingu związanego z systemem zarządzania? Oto podstawowe typy outsourcingu ISO:

outsourcing auditów (Pełnomocnik systemu zarządzania jakością planuje audity a tylko ich realizacja jest przekazana na zewnątrz);
outsourcing pełnomocnika i auditów (audity są planowane i realizowane przez firmę zewnętrzną, jak również nadzór nad działaniami korygującymi i zapobiegawczymi);