Inne oblicze narzędzi jakości – narzędzia wspomagające komunikację wewnętrzną

Dzisiaj już nie wypada nie wiedzieć, czym w rzeczywistości jest komunikacja wewnętrzna w organizacji. Ale czy wiedza teoretyczna idzie w parze z praktyką?

Właściwe zrozumienie zagadnienia komunikacji wewnętrznej leży u podstaw właściwego jej prowadzenia, optymalnego wykorzystania i czerpania z niej maksimum korzyści.

W tym artykule chciałam przyjrzeć się tylko wybranemu fragmentowi z życia organizacji, tzw. spotkaniom wewnętrznym. I tak, bardzo popularne obecnie doskonalenie procesów, wyrobów czy usług związane z eliminacją problemów, lub podejście projektowe wymagają pracy grupowej, częstych spotkań, narad. Bardzo cenne jest, aby osoba zwołująca takie spotkanie potrafiła je poprowadzić, zaktywizować jego uczestników i nie doprowadzić do konfliktu między nimi. Jeżeli celem spotkania ma być rozwiązanie problemu, to niech ten cel będzie osiągnięty. Dlatego szanowni państwo – zaopatrzcie pracowników w narzędzia do prowadzenia spotkań, a czas poświęcony tym spotkaniom nie będzie czasem straconym!

Wśród licznych narzędzi jakości są te, które w sposób logiczny pozwalają na skoncentrowanie uwagi uczestników na problemie. Narzędzia te pomagają w sposób przejrzysty przygotować materiał na spotkanie, poprowadzić je, czasami nawet wielokrotnie koncentrując uczestników w trakcie jednego spotkania, przedstawić wyniki i podjąć decyzje związane z wdrażaniem w życie przyjętych rozwiązań.

Z bardzo wielu znanych na rynku, proponuję, Państwu nauczenie pracowników stosowania poniższych narzędzi.

  1. Najbardziej znana – burza mózgów, metoda aktywizująca uczestników, dająca w krótkim czasie dużą liczbę różnorodnych rozwiązań danego problemu, a przede wszystkim pobudzająca uczestników grupy do twórczego myślenia. Jest to metoda, która pozwala na rozwinięcie wśród uczestników umiejętności słuchania, i jednocześnie powstrzymywania się od krytyki cudzych pomysłów. Brak ocen w fazie generowania pomysłów wpływa na to, że pomysł, nawet z pozoru niedorzeczny, może zostać przyjęty po późniejszej ocenie a po modyfikacji wprowadzony w życie. Warunkiem skuteczności tej metody jest rozdział tworzenia pomysłów od oceny ich jakości.
  2. Metoda 5xWHY – metoda pracy grupowej pozwalająca na bardzo konsekwentne dążenie do uzyskania prawdziwej przyczyny zaistniałego problemu. W konsekwencji zadawania kilku pytań uzyskuje się właściwą odpowiedź na zadane pierwotnie pytanie.
  3. Diagram drzewa – zwany też decyzyjnym stosowany jest do usystematyzowania zaplanowanych czynności, które muszą być wykonane krok po kroku, aby osiągnąć pożądany cel, albo do określenia wszystkich czynników mających wpływ na rozwiązanie problemu.
  4. Histogram – graficzne przedstawienie zebranych wyników.
  5. Diagram pokrewieństwa – służy do graficznego przedstawienia grup pomysłów lub innych zagadnień.
  6. Diagram zależności – służy do pokazania, które czynniki wpływają na określony problem oraz w jaki sposób są one od siebie zależne.
  7. Analiza pola sił – technika ułatwiająca ocenę zaistniałego problemu, dzięki przeciwstawieniu sobie czynników hamujących, przeszkadzających w rozwiązaniu problemu z czynnikami pomagającymi je rozwiązać.
  8. Porównywanie parami – prosta technika pozwalająca osiągnąć kompromis w takcie wybierania, np. jednej opcji z wielu, analizuje się osobno wszystkie pary wybierając z każdej tą, która jest najlepsza, najważniejsza.

Narzędzia te dobierane są przez prowadzącego spotkanie odpowiednio do etapu trwającego spotkania. Uzupełnione o wiedzę z zakresu zachowania grupy w poszczególnych fazach jej pracy, dają komplet wiedzy niezbędnej do prowadzenia skutecznych spotkań, w których inni widzą sens uczestniczenia.

Sukcesem organizacji jest wykorzystywanie umiejętności i kreatywności jej pracowników.

Pamiętając o tym zachęcam do skorzystania z warsztatów „Inne oblicze narzędzi jakości”. Unikalny program łączący wiedzę o twardych technikach narzędzi z miękkimi, psychologicznymi aspektami pracy grupy daje gwarancję, iż po ich ukończeniu, uczestnicy będą potrafili profesjonalnie przeprowadzać spotkanie każdej grupy roboczej.

Komentarze są wyłączone.